MENGGALANG DUKUNGAN MASYARAKAT

A.Upaya Menggalang Masyarakat
Hal yang perlu diperhatikan untuk menggalang dukungan masyarakat agar bersedia dan turut mendukung lembaga pendidikan adalah isu yang akan digunakan. Oleh sebab itu pemilihan isu yang tepat akan berpengaruh terhadap perhatian dan dukungan mereka terhadap sekolah. Sekolah perlu memiliki kepekaan yang tajam dalam menangkap isu yang ada dimasyarakat untuk diangkat menjadi isu pendidikan dalam rangka menggalang dukungan masyarakat terhadap pendidikan di sekolah. Isu yang menarik untuk dipakai sebagai upaya menggalang dukungan harus memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut:
1. Isu memang benar-benar penting dan berarti bagi masyarakat. Isu sebaiknya dalam lingkup yang terbatas lebih dahulu serta isu tersebut memiliki kekhasan. Misalnya isu tentang standar kelulusan ujian nasional mata pelajaran Bahasa Inggris, matematika dan bahasa Indonesia, isu ini tergolong terbatas hanya pada 3 (tiga) mata pelajaran, tetapi karakter/kekhasannya sangat menarik masyarakat untuk terlibat dalam isu tersebut.
2. Isu harus tetap mencerminkan adanya tujuan perubahan yang lebih besar dalam jangka panjang.
3. Isu yang diungkapkan memiliki landasan untuk membangun kerjasama lebih lanjut dimasa depan,
4. Apabila memungkinkan ajak beberapa tokoh masyarakat untuk merumuskan isu penting yang perlu diangkap sebagai dasar untuk membangun kerjasama dan dukungan.
Agar dukungan masyarakata terhadap lembaga pendidikan (sekolah) benar-benar memiliki Meaning fullness, maka kerjasama dengan kelompok pendukung tersebut harus benar-benar efektif. Ada beberapa Ciri-ciri kerjasama dalam suatu kelompok dengan para pendukung yang efektif, yaitu:
1. Terfokus pada tujuan atau sasaran yang disepakati.
2. Tegas dalam menetapkan jenis isu yang akan digarap/ditanggulangi serta diantisipasi bersama.
3. Ada pembagian peran dan tugas yang jelas diantara semua partisipan
4. Jaga dinamika dalam setiap proses kerjasama, karena itu kelenturan (fleksibilitas) harus benar-benar dijaga.
5. Adanya mekanisme komunikasi yang baik dan lancar, dan jelas, sehingga semua tahu harus menghubungi siapa tentang apa dan pada saat kapan serta dimana.
6. Dibentuk untuk jangka waktu tertentu yang jelas.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka ada beberapa saran yang perlu mendapatkan perhatian dan pertimbangan untuk menjaga tingkat efektivitas kerjasama tersebut di atas:
1. Hindari membentuk struktur organisasi formal, kecuali memang benar-benar dibutuhkan. Meskipun demikian suasana non formal dalam struktur formal harus tetap dijaga dan terpelihara. Dalam rangka membangun dukungan tidak perlu membentuk unit baru dalam struktur di sekolah, tetapi gunakan struktur yang ada untuk menangani kegiatan tersebut.
2. Delegasikan tanggung jawab dan peran seluas mungkin, kecuali pada hal-hal yang memang sangat strategis dan hanya boleh diketahui oleh orang-orang tertentu. Hal ini untuk membangun partisipasi seluruh anggota organisasi, dengan keterlibatan semua orang maka rasa tanggung jawab keberhasilan juga akan tumbuh pada semua orang yang dilibatkan.
3. Setiap produk keputusan hendaknya hasil keputusan bersama, bukan hasil pemikiran seseorang. Berdayakan semua orang yang memiliki kompetensi untuk mengambil keputusan, dan sejauh mungkin memiliki data dan informasi yang valid dan akurat untuk keputusan yang akan diambil. Dengan demikian semua orang akan memahami secara mendasar kebijakan atau keputusan yang akan diambil.
4. Pahami berbagai kendala, kekurangan atau keterbatasan yang dimiliki semua pihak. Dengan kata lain lakukan SWOT analisis terhadap kelompok pendukung dan pihak lembaga pendidikan.
5. Ambil prakarsa dan inisiatif untuk selalu menghidupkan saluran komunikasi dengan semua pihak. Kegagalan pelaksanaan kegiatan, adanya saling curiga, tuduh menuduh dan lain-lain sering bukan disebabkan ketidak mampuan kepemimpinan, tetapi sebagai akibat buntunya komunikasi dengan semua orang.
Diskusikan dalam Kelompok:
Coba rumuskan isu-isu strategis, yang perlu dibangun dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat terhadap sekolah saudara. Tema yang ingin dicapai di sekolah adalah: peningkatan mutu pendidikan, peningakatan akses pendidikan, pengurangan angka DO.

B. Mempromosikan Sekolah Kepada Masyarakat
Seperti apa yang pernah dikatakan oleh pakar hubungan sekolah dengan masyarakat bahwa pemahaman masyarakat akan pendidikan akan menumbuhkan penghargaan, dan penghargaan mereka merupakan dasar tumbuhnya dukungan. Dalam pepatah yang sangat lazim digunakan masyakat kita bahwa : tak kenal maka tak saying, konsep tersebut memberikan pandangan kepada kita bahwa apabioa kita menginginkan lembaga kita dikenal masyarakat, maka kita harus melakukan kegiatan promosi kepada masyarakat tentang sekolah kita. Penitngnya promosi ini telah dilakukan oleh dunia usaha, sehingga tidak heran kalau perusahaan menganggarkan biaya promosi yang sangat besar. Promosi ini hendaknya dilakukan sejak awal anak-anak/putra-putri merekan masuk di sekolah atau bahkan sebelum mereka memasukkan anaknya ke sekolah kita. Beberapa hal penting yang harusnya kita promosikan adalah:
1. Prestasi yang sudah dicapai oleh sekolah, khsususnya prestasi akademik dan non akademik seperti tingkat prosentasi kelulusan, nilai ujian akhir nasional dibandingkan sekolah lain, prestasi lomba karya ilmiah dan lain-lain.
2. Keunggulan sekolah kita. Yang dimaksudkan keunggulan ini adalah segala sesuai (program atau kegiatan) yang berbeda dengan sekolah lain dan menjadi andalan bagi sekolah. Misalnya sekolah memiliki program keterampilan ICT, sedangkan sekolah lain tidak. Berarti sekolah kita memiliki keunggulan dalam kemampuan ICT bagi lulusannya. Hal ini harus dikomunikasikan oleh sekolah secara jelas kepada masyarakat. Keunggulan ini dapat pula disebut sebagai kehususan bagi sekolah yang tidak dimiliki oleh sekolah lain. Pemilihan keunggulan sekolah harus benar-benar dipikirkan oleh sekolah agar apa yang kita unggulkan betul-betul dapat dilihat oleh masyarakat sebagai suatu keunggulan, artinya keunggulan tersebut menjadi nilai tambah bagi siswa yang memilikinya, menjadi trend bagi masyarakat (misalnya sekarang yang menjadi trend adalah kemampuan ICT dan kepribadian, maka keunggulan tersebut memang dapat dilihat oleh masyarakat terhadap lulusan/siswa-siswa kita.
3. Ketersediaan berbagai sarana dan prasarana sekolah yang akan memberikan kontribusi dalam menghasilkan kualitas lulusan, misalnya sekolah memiliki laboraturium bahasa Inggris, laboraturium komputer dan internet, atau mungkin sekolah memiliki asrama khusus untuk siswa.
4. Lingkungan sekolah. Lingkungan sekolah yang asri misalnya perlu dikomunikasikan secara jelas (misalnya dengan gambar) kepada masyarakat. Termasuk dalam kategori lingkungan ini adalah keamanan, ketertiban dan kenyamanan. Misalnya letak sekolah strategis karena bias dilewati oleh semua jalur kendaraan angkutan umum.
5. Jaminan kualitas pembelajaran yang dilakukan. Dalam hal ini misalnya sekolah mempromosikan bahwa: status akreditasinya adalah A, tenaga pengajar 80% berijazah S2, berpengalaman, sekolah menyiapkan lembaga konsultasi psikologi dlll. Tetapi apa yang diinformasikan harus keadaan obyektif, jangan membuat sesuatu untuk dipromosikan, tetapi kenyataan yang sebenarnya bertentangan dengan apa yang dipromosikan.
Untuk lebih menjamin efektivitas kegiatan promosi sekolah, maka seharusnya dilakukan oleh suatu tim tertentu yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan promosi sekolah. Oleh sebab itu sebaiknya dalam struktur organisasi sekolah ada wakil kepala sekolah/bagian/unit yang mengelola kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat. Promosi ini hendaknya dilakukan secara terus menerus dengan menggunakan berbagai media yang ada ditengah-tengah masyarakat dan menjadi perhatian masyarakat.
Diskusikan dalam kelompok
Buatlah program promosi sekolah secara lengkap, mulai dari penitia sampai pada isi yang akan dipromosikan, siapa dan bagaimana mempromosikannya.

C. Peranan Manajer Pendidikan Menggalang dukungan Masyarakat
Untuk dapat mengaktifkan orang tua murid, tokoh tokoh masyarakat, komite sekolah dan stakeholders, salah satu strategi yang dapat ditempuh di luar badan-badan formal seperti komite sekolah adalah menarik perhatian masyarakat melalui mutu pendidikan yang dihasilkan oleh staf pengajar. Artinya hubungan akrab dengan masyarakat dimulai dengan memajukan dan menunjukkan mutu pendidikan yang meyakinkan mereka, hal ini dapat ditunjukkan melalui produk kualitas lulusan. Untuk itu disarankan untuk dilakukan beberapa langkah berikut:
1. Bina pengajar secara aktif, seringga mereka berdedikasi dan professional. Dalam kaitan ini maka kepala sekolah perlu mengembangkan budaya kerja yang berkualitas di lingkungannya. Budaya kerja harus dimulai oleh pimpinan untuk selanjutnya kembangkan suasana kerja (iklim kerja) yang kondusif sehingga melahirkan kemauan untuk bersikap dan bertindak professional oleh semua warga sekolah.
Dalam kaitan ini Suyata (1996) menyatakan bahwa karakteristik budaya kerja sekolah yang dapat membangun mutu adalah:
a. Kedisiplinan. Kedisiplinan semua warga sekolah merupakan salah satu cerminan/indikator budaya kerja di sekolah. Kedisiplinan tidak akan terbentuk secara otomatis, tetapi terbentuk melalui suatu proses. Dalam proses pembentukan kedisiplinan lebih banyak berlangsung secara imitasi atau peniruan. Karena itu maka agar terjadi imitasi yang baik harus dimulai dari kepala sekolah yang selalu mencerminkan sikap kedisiplinan dalam melaksanakan tugas-tugasnya di sekolah. Tidak akan pernah ada sekolah yang berdisiplin tinggi tanpa kepala sekolah yang berdisiplin. Dengan demikian kepala sekolah hendaknya menjadi contoh dan tauladan bagi semua warga sekolah.
b. Monitoring progress siswa, seberapa banyak frekuensi yang deprogram sekolah untuk memonitor progress yang diperoleh siswa, akan memberikan informasi yang selalu up to date tentang perkembangan siswa. Di samping itu perlu diperhatikan apa dan bagaimana proses monitoring tersebut di lakukan dan siapa yang diberi tanggung jawab untuk melakukan monitoring progress tersebut. Yang pasti monitoring perkembangan siswa harus dilakukan dan diinformasikan kepada pelanggan eksternal dan internal sekolah. Pada dasarnya masyarakat sebagai pelanggan eksternal mengharapkan informasi yang akurat dan up to date tentang perkembangan yang terjadi di sekolah setiap saat. Kebutuhan akan informasi ini ,menjadi peluang bagi sekolah untuk menjalin kerjasam yang harmonis.
c. Harapan yang tinggi terhadap siswa. Harapan yang tinggi terhadap performansi siswa dan warga sekolah perlu dibangun dan ditumbuh kembangkan agar dapat berfungsi sebagai penggerak bagi semua orang untuk mencapainya.
d. Focus perhatian warga sekolah pada proses pembelajaran. Semua warga sekolah harus berupaya memfokuskan perhatian bahwa prestasi sekolah dihasilkan dari proses pembelajaran, karena itu semua komponen harus mendukung terciptanyan proses pembelajaran berkualitas dari peran dan fungsinya masing-masing.
Untuk itu Niron (2001) menyatakan bahwa kepala sekolah harus memperhatikan beberapa hal pokok berikut ini agar dapat mencapai target mutu yaitu:
a. Mengidentifikasi pelanggan sekolah. Siapa pelanggan sekolah sebenarnya, Sallis (1993) menyatakan setiap orang di sekolah memiliki peran ganda yaitu sebagai pelayan sekaligus sebagai pelanggan, yaitu mereka sebagai pelayan untuk orang lain (guru terhadap muridnya), tetapi dia juga sebagai pelanggan pelayanan (guru dari pelayanan kepala sekolah). Untuk itu maka kepala sekolah sudah seharusnya memberikan pelayanan yang bermutu kepada semua staf sekolah. Sebab pada dasarnya staflah (guru-guru dan staf tata usaha) yang membuat kualitas menjadi baik atau menurun. Dengan demikian maka pelanggan internal ini perlu mendapat perhatian utama agar mereka mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Kepuasan yang diperoleh pelanggan internal (guru dan siswa serta staf yang ada di lingkungan sekolah) akan memberikan pengaruh terhadap pelayanan yang mereka berikan terhadap pelanggan eksternal.
b. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Kepala sekolah perlu mengetahui secara jelas apa yang diinginkan oleh pelanggan, khususnya pelanggan internal yaitu guru-guru, staf dan siswa. Sebab merekalah sebenarnya ujung tombak bermutu tidaknya produk sekolah yang dihasilkan. Hal ini sangat strategis mengingat peran mereka selain sebagai pelanggan yang harus mendapatkan pelayanan dari kepala sekolah, mereka juga sebagai pelayan yang memberikan pelayanan kepada orang lain seperti guru kepada siswanya.
c. Menetapkan target produk yang diinginkan, khususnya kualitas produk yang ingin dicapai. Dari sisi menajamen pendidikan tampilan produk suatu sekolah menjadi citra bagi sekolah di tengah-tengah masyarakatnya. Produk yang berkualitas menjadi cerminan akan kualitas pelayanan yang diberikan. Hal yang harus disadari sepenuhnya oleh semua warga sekolah adalah bahwa pusat utama kegiatan di sekolah adalah pelayanan proses pembelajaran. Karena itu kualitas pembelajaran harus menjadi target utama perhatian kepala sekolah.
d. Mengembangkan misi, visi dan tujuan secara jelas.
Triguno (1977) menyatakan bahwa warna budaya kerja adalah suatu produktivitas berupa perilaku kerja yang dapat diukur seperti kerja keras, ulet, disiplin, produktif, tanggung jawab, bermotivasi, kreatif, inovatif, responsive dan mandiri. Ini berarti bahwa budaya kerja seperti terseburt merupakan dasar yanag akan menghasilkan kualitas proses kerja. Dengan demikian maka apabila seseorang ingin berkualitas kerja maka dia harus memiliki proses kerja yang berkualitas, proses kerja yang berkualitas hanya mungkin ada apabila seseorang memiliki budaya kerja.
2. Agar lebih berhasil dalam melakukan perubahan yang berorientasi pada mutu, Sukardi (2001) menyarankan kepada para kepala sekolah hendaknya mengakomodasi lima prasyarat penting untuk terjadinya Manajemen Mutu Terpadu. Implementasinya manajemen mutu menggunakan prinsip-prinsip ilmiah yaitu:
a. Penggunaan 4 langkah siklus yaitu: merencanakan (planning), melaksanakan (do), Mengontrol (controlling) dan bertindak (Action) atau oleh Deming sering disebut dengan singkatan PDCA.
b. Data emperik merupakan dasar dalam setiap pengambilan keputusan, menentukan prioritas dan perubahan-perubahan dalam organisasi. Tanpa data yang akurat dan valid maka keputusan yang diambil tidak akan memberikan dampak terhadap peningkatan mutu proses kegiatan serta hasilnya.
c. Melakukan prediksi, sebagai upaya antisipasi untuk lebih menyempurnakan produk di masa yang akan datang. Dengan demikian produk dan mutu yang dihasilkan akan selalu up to date dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat serta selalu unggul dibandingkan dengan pesaing lainnya.
d. Berfokus pada kepuasan pelanggan. Artinya bahwa segala kegiatan dan pelayanan harus selalu ditingkatkan secara terus menerus agar didapat kepuasan pelanggan. Dalam dunia pendidikan di sekolah, pelanggan internalnya adalah guru, siswa, staf dan sebagainya. Untuk itu maka kepuasan kerja guru, staf dan kepuasan siswa dalam belajar adalah pertimbangan sentral utama yang harus diperhatikan oleh seorang kepala sekolah. Makin tinggi kepuasan para pelanggan, akan memberikan kontribusi dalam meningkatkan mutu proses kegiatan yang dilakukan oleh mereka.
e. Lebih menekankan pendekatan siklus dalam memperbaiki organisasi. Konsep ini beranggapan bahwa perbaikan dan perubahan organisasi tidak dapat dilakukan seperti membalik telapak tangan, tetapi memerlukan waktu yang cukup dan berkelanjutan. Untuk itu maka perbaikan dan perubahan organisasi ditempauh melalui siklus tertentu atau menggunakan tahapan-tahap perbaikan.
3. Para pemimpin struktural dalam organisasi sekolah perlu memiliki pandangan jauh ke depan tentang kemana lembaga sekolah akan diarahkan. Dalam hal ini para pemimpin harus mengerti Visi, Misi dan Tujuan Institusinya masing-masing secara mendalam.
4. Para civitas akademika (semua warga sekolah) perlu memiliki kemampuan profesi yang mancakup kemampuan individual, kemampuan kelompok yang diciptakan secara sistimatis melalui program pendidikan dan pelatihan. Artinya perlu pembinaan berkelanjutan melalui diklat, lokakarya, seminar, atau pembinaan internal oleh sekolah melalui diskusi bulanan, semesteran dan sebagainya.
5. Adanya apresiasi insentif baik materi maupun insentif psikologis seperti kemungkinan dan kemudahan promosi, penghargaan atas prestasi pekerjaan
6. Tersedianya sumber daya dan mekanisme penempatan yang sesuai dengan keahliannya masingt-masing. Meskipun demikian perlu juga dipertimbangkan aspek psikologis seperti kemauan dan komitmen tugas selian keahlian dalam menempatkan seseorang pada pekerjaan tertentu. Keahlian saja tidak akan membawa orang berprestasi tanpa adanya kemauan dan kmoitmen yang kuat untuk berprestasi kerja.
7. Adanya rencana kerja dan strategi sekolah yang tergambar dalam Visi, Misi dan tujuan organisasi serta rencana operasional (Renstra dan Renops).
8. Pacu para pengajar untuk berprestasi dan melaksanakan pembelajaran secara efektif, sehingga dapat menghasilkan lulusan yang berprestasi. Banyak contoh sekolah favorit diserbu oleh masyarakat dengan biaya mahal karena lulusannya berprestasi tinggi, dapat melanjutkan ke sekolah yang bermutu (lanjutan maupun perguruan tinggi). Apabila hal ini dapat dilakukan masyarakat akan sangat mudah diminta bantuannya, tenaga, waktu bahkan materi sekalipun. Untuk memacu percepatan mutu melalui percepatan peningkatan mutu tenaga ini maka suasana kondusif yang memungkinkan tumbuh dan berkembangnya motivasi kerja, kemauan (willingness) dan komitmen kerja merupakan prasyarat yang harus dipernuhi. Pendekatan manajemen modern memungkinkan terciptanya suasana yang menumbuhkan kemauan, komitmen dan motivasi karyawan dalam meningkatkan mutu kerjanya. Untuk itu maka pimpinan sekolah perlu mengetahui secara jelas apa dan bagaimana kebutuhan para karyawan di sekolahnya, sehingga apa yang menjadi kebutuhan karyawan sejalan dengan apa yang diinginkan oleh lembaga sekolah.
9. Bina semua staf sekolah agar mereka memahami secara jelas dan tepat apa yang diinginkan oleh sekolah terhadap masyarakat. Sebab setiap tenaga pendidikan di sekolah mau tidak mau dan sengaja atau tidak sengaja bahkan disadari atau tidak disadari adalah juru bicara sekolah yang suatu saat akan ditanya masyarakat tentang sekolahnya. Apabila staf sekolah tidak memahami sejara jelas dan tepat tentang berbagai program serta kebijakan sekolah, ada kemungkinan akan memberikan penjelasan yang tidak tepat. Hal ini akan berakibat pada image yang kurang baik terhadap sekolah. Oleh sebab itu semua staf sudah semestinya harus mengetahui apa dan bagaimana kebijakan sekolah dalam pengelaolaan sekolah.

D. Program Manajemen Peranserta Masyarakat

1. Pengertian Program
Pada dasarnya setiap kegiatan apapun jenisnya dan pada organisasi apapun, apalagi bagi organisasi pendidikan seperti institusi sekolah, maka perencanaan program kegiatan merupakan suatu keharusan yang tidak dapat dihindari.
Perencanaan program pada dasarnya adalah proses penetapan kegiatan di masa akan datang, dengan mengatur berbagai sumber daya secara efektif dan efesien untuk mencapai hasil yang seoptimal mungkin sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Rogers, A. Kauffman seperti dikutif Fattah (1996) menyatakan bahwa perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan sefektif dan seefesien mungkin.
Dari beberapa pengertian di atas nampak bahwa perencanaan program itu adalah merancang kegiatan yang akan dilaksanakan, bagaimana melaksanakan, apa dan siapa yang harus melaksanakan, kapan, dimana dan apa yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Dari definisi perencanaan program tersebut maka program adalah kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi/lembaga dengan mempertimbangkan berbagai aspek.
Program pada dasarnya adalah rencana berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang. Rumusan rencana program yang matang akan menghasilkan suatu program kerja yang efektif. Rumusan program yang matang ini sebaiknya didasarkan pada landasan fakta/data, landasan berpikir yang sehat dan cerdas, jelas arah dan tujuannya sesuai dengan visi dan misi yang akan dicapai oleh lembaga yang bersangkutan.

2. Aspek Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Program
Koontz seperti dikutif Fattah (1996) menyatakan bahwa penyusunan program merupakan proses intelektual dalam menentukan secara sadar tindakan apa yang akan ditempuh dan mendasarkan keputusan-keputusan pada tujuan yang akan dicapai, informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya serta memperhatikan perkiraan keadaan masa akan datang. Ini berarti kegiatan perencanaan program harus membutuhkan pendekatan rasional ilmiah. Di samping itu perencanaan perlu memperhatikan sifat, kondisi dan kecenderungan masa akan datang (pendekatan futuralistik).
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat perencanaan program, agar program tersebut benar-benar terarah kepada apa yang ingin dicapai. Beberapa hal pokok tersebut adalah sebagai berikut:
a. Kegaiatan yang akan diprogramkan hendaknya didasarkan pada hasil analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan (SWOT) serta data-data pendukung lainnya yang akurat dan up to date. Dengan demikian maka program yang akan dilaksanakan sudah mengantisipasi berbagai hal baik yang menyangkut hambatan maupun dukungan. Apabila hal ini dapat dilakukan maka, kemungkinan kegagalan dalam melaksanakan program yang direncanakan akan dapat diminimalkan sekecil mungkin dan peluang keberhasilan akan semakin luas.
b. Kegiatan yang diprogramkan atau direncanakan harus benar-benar kegiatan yang sangat urgen dalam mendukung upaya pencapaian tujuan lembaga pendidikan yang bersangkutan. Oleh sebab itu pemahaman yang mendalam tentang visi, misi, tujuan dan strategi sekolah harus benar-benar mantap. Dalam istilah lain disebut bahwa program yang direncanakan harus termasuk special events (event penting yang mampu mempercepat pencapaian tujuan). Misalnya diprogramkan kegiatan pameran, pertemuan dan sebagainya, perlu dipertanyakan apakah kegiatan itu memang benar-benar dapat mempercepat pencapaian tujuan dan mendapat perhatian dari khalayak sasaran. Apabila jawabannya meragukan, perlu dikaji lagi lebih mendalam apakah kegiatan tersebut layak untuk diprogramkan atau tidak.
Diskusikan.
Coba anda kaji bersama kelompok anda apa yang menjadi special events pada saat ini untuk dapat dijadikan dasar penyusunan program di sekolah dalam meningkatkan peran serta masyarakat terhadap pendidikan.
c. Rencana program yang akan dilaksanakan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mendukung pencapaian tujuan lainnya. Artinya tujuan kegiatan tersebut merupakan rangkaian dan memiliki keterkaitan dengan tujuan yang lain, sehingga saling mendukung dalam mencapai tujuan yang lebih tinggi atau tujuan sekolah secara keseluruhan.
d. Rencana kegiatan harus memiliki nilai ganda dan multy player effect. Artinya kegiatan yang akan diprogramkan harus memberikan nilai tambah baik untuk sekolah maupun nilai tambah bagi masyarakat, orang tua murid atau stakeholders. Dengan demikian akan mendorong keterlibatan semua komponen dan warga sekolah lainnya untuk ikut aktif dalam semua kegiatan yang akan dilaksanakan di kemudian hari.
e. Rencana kegiatan harus mampu membangun citra positif bagi lembaga dan bagi masyarakat sekolah. Citra positif dapat diindikasikan dari dampak program dalam bentuk prestasi sekolah, prestasi siswa secara individual yang pada gilirannya akan menumbuhkan rasa bangga para orang tua murid terhadap anaknya dan sekolah dimana anaknya sedang belajar. Prestasi ini tidak hanya menyangkut aspek akademik atau penguasaan pengetahuan saja, tetapi juga aspek non akademik seperti olah raga, seni, ketrampilan lebih-lebih lagi prestasi dalam bidang keagamaan yang menjadi pusat perhatian masyarakat sekarang ditengah-tengah kegelisahan mereka akan kenakalan remaja.
f. Program yang disusun, hendaknya beroirentasi pada produk yang akan dihasilkan. Jadi perlu diperhatikan terlebih dahulu produk apa yang diinginkan melalui program yang sedang direncanakan. Apabila kita telah memiliki gambaran tentang produk secara jelas, akan memudahkan perencana program dalam menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Produk dalam kegiatan pendidikan, khsusunya peningkatan partisipasi masyarakat terhadap pendidikan harus dirumuskan secara jelas, apakah partisipasi dalam membantu pengembangan sarana, pengembangan sumber daya (termasuk SDM) atau partisipasi dalam aspek lain. Sekedar mengingat kembali kita dapat melihat dari peran dan fungsi Dewan Pendidikan dan Komite Sekolah yaitu: advisor, support, mediator dan control. Apakah produk yang kita inginkan pada empat aspek tersebut atau salah satu aspek saja. Oleh sebab itu rumuskan secara rinci tentang produk yang diinginkan oleh sekolah.
g. Sumber daya yang tersedia di dalam sekolah. Sejauhmana sumber daya yang tersedia baik dilihat dari kuantitas maupun kualitas yang akan mendukung implementasi kegiatan di masa depan. Ketersediaan jumlah dan kualitas sumber daya merupakan factor penentu keberhasilan dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang telah diprogramkan. Program akan menjadi sis-sia dan hanya baik diatas kertas saja, apabila tidak tditunjang oleh adanya sumberdaya yang memadai dilihat dari kuantitas dan kualitas. Bahkan sumber daya yang berkualitas menjadi lebih besar pengaruhnya terhadap efektivitas pelaksanaan program. Oleh sebab itu program yang baik tidak harus selalu merencanakan kegiatan yang sangat edial, apabila lembaga tidak memiliki sumber daya yang memadai.
h. Membuat Program Hubungan Lembaga Pendidikan (sekolah) dengan Orang Tua Murid/Masyarakat.
i. Perencanaan program yang efektif dan efesien menjadi pusat perhatian bagi semua orang yang merasa bertanggung jawab terhadap keberhasilan lembaga yang dipimpinnya atau anggota organisasi yang merasa memilki organisasinya.
Agar perencanaan program memberikan hasil yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi, Ruslan (2002) menyatakan bahwa perencanaan program harus didasarkan pada analisis tentang hal-hal sebagai berikut:
a. A searching look backward, yaitu penelusuran masa lampau, pengalaman organisasi untuk mengetahui faktor penentu yang memegang peranan penting dalam setiap program. Dalam hal ini sekolah perlu mengkaji pengalaman masa lampau tentang keberhasilan dan kegagalan dalam menjalankan kegiatan atau program, factor apa yang biasanya menjadi pendukung dan factor apa yang menjadi penghambat. Pengalaman masa lampau ini akan memberikan pelajaran yang bermakna dalam melaksanakan program-program di masa akan datang. Banyak kegagalan dalam pelaksanaan program akibat ketidak mampuan pelaksana belajar dari pengalaman masa lampau, dan ada kecenderungan melupakan masa lampau, padahal pengalaman adalah guru yang paling berharga dalam pembelajaran masa depan.
b. A deep look inside, penelaahan mendalam tentang fakta dan pendapat di lingkungan internal organisasi. Pemahaman yang mendalam tentang berbagai hal yang berkaitan dengan fakta dan informasi dari dalam maupun luar oragnisasi sekolah memberikan pemahaman tentang kebutuhan mendasar yang harusnya menjadi perhatian dalam merumuskan program institusi. Kebanyakan program gagal mencapai sasaran atau tujuan yang diingikan antara lain disebabkan apa yang diprogramkan bukan kebutuhan mendasar warga/anggota institusi tersebut. Mengapa hal ini terjadi, semua akibat pengambil kebijakan tidak mendasarkan pada pemahaman yang dalam tentang lingkungannya. Pengambil kebijakan cenderung mempelajari tentang masyarakat lingkungannya menurut persepsinya, tanpa mau belajar dari masyarakat lingkungannya dari persepsi masyarakat itu sendiri. Akibatnya perspesi pengambil kebijakan tidak sesuai dengan apa sebenarnya yang dipersepsi oleh masyarakat/ lingkungan institusi itu.
c. A wide look around, yaitu melihar kecenderungan-kecenderungan yang ada di sekitar kita, serta situasi dan kondisi saat ini untuk merancang rencana mendatang. Kesecendrung yang ada di sekitar memberikan indikasi tentang apa dan bagaimana keinginan sekitar tentang perubahan di masa mendatang. Karena itu kepekaan sekolah tentang kecenderungan tersebut sangat diperlukan.
d. A long, long ahead, yaitu melihat pada apa yang menjadi misi dan visi utama organisasi. Semua program pada bidang apapun di sekolah harus disusun untuk mencapai visi dan misi serta tujuan yang telah dirumuskan. Program yang dirumuskan tanpa memperhatikan visi dan misi, berarti program tersebut tidak memiliki arah. Karena itu arah tersebut harus menjadi pertimbangan utama dalam merumuskan kegiatan yang akan direncanakan.
Pada saat ini telah banyak dikembangakan model perencanan program yang efektif. Model yang sangat banyak dipakai dan dimasyarakatkan di berbagai lembaga dunia usaha, bahkan saat ini sudah merambah ke dalam dunia pendidikan adalah perencanaan program strategik. Dalam bidang pendidikan apabila menggunakan perencanaan strategik ternyata akan memberikan kecenderungan pada hasilnya yaitu program yang lebih operasional, sehingga peluang akan keberhasilan program menjadi lebih tinggi. Hal ini disebabkan dengan pendekatan ini semua peluang faktor eksternal dan internal telah diperhitungkan secara matang. Perencanaan strategik ternyata telah dibuktikan berhasil membawa organisasi mencapai tujuan yang diinginkan secara optimal. Sehubungan dengan hal ini R.G. Murdick (1983) menyebutkan beberapa langkah yang harus ditempuh dalam melakukan perencanaan strategik bagi suatu lembaga yaitu:
a. Analisis keadaan sekarang dan akan datang
b. Identifikasi kekuatan dan kelemahan lembaga
c. Mempertimbangkan norma-norma
d. Identifikasi kemungkinan dan resiko
e. Menentukan ruang lingkup hasil dan kebutuhan masyarakat
f. Menilai faktor-faktor penunjang
g. Merumuskan tujuan dan kriteria keberhasilan
h. Menetapkan penataan distribusi sumber-sumber
Secara sederhana aspek-aspek yang mutlak ada dalam perencanaan program kegiatan berisikan aspek-aspek sebagai berikut:
a. Masalah yang dihadapi. Rumuskan masalah apa yang sedang dihadapi dalam rangka pemberdayaan dan peningkatan peran serta masyarakat terhadap pendidikan/sekolah. Misalnya rendahnya keterlibatan orang tua siswa dalam pengawasan putra-putrinya, sehingga sering terjadi kenakalan anak seperti membolos, tidak disiplin dan sebagainya. Masalah yang dirumuskan harus dilihat dari akar masalahnya, sehingga pemecahan masalah menjadi terfokus. Artinya jangan dampak dari masalah yang dirumuskan sebagai masalah, apabila ini terjadi maka yang diselesaikan hanya dampaknya dan dapat bersifat sementara, dan pada beberapa waktu berikutnya akan muncul masalah baru.
Coba anda buat analisis sebagai berikut:
1. Rumuskan gejala-gejala yang nampak sebagai masalah di sekolah saudara masing-masing dan ada hubungannya dengan peran serta masyarakat/orang tua murid terhadap pendidikan anak-anaknya di sekolah.
2. Rumuskan akar masalah berdasarkan gejala-gejala yang Nampak tersebut.
b. Kegiatan yang akan dilakukan. Uraikan secara rinci kegiatan apa yang akan dilakukan atau direncanakan untuk mengatasi masalah tersebut. Ingat kembali bahwa kegiatan yang direncanakan harus ditujukan pada upaya mengatasi akar permasalahan yang terjadi disekolah. Misalnya saja rendahnya nilai ujian akhir nasional mata pelajaran bahasa Inggris, apakah bersumber dari guru, siswa atau sarana penunjang pembelajaran. Hal ini dapat dianalisis secara mendalam untuk menentukan akar masalah. Untuk itu perlu diidentifikasi barbagai fakta yang terkait dalam aspek sarana penunjang pembelajaran (jumlah dan kualitasnya), factor guru (jumlah, kompetensi dan kualifikasi), factor siswa (motivasi, kemampuan intelektuan, kedisiplinan, partisipasi orang tua dll) dan factor proses pembelajaran.
c. Tujuan kegiatan. Tujuan apa yang ingin dicapai untuk satu kegiatan yang dierencanakan. Misalnya kegiatan pertemuan orang tua murid dengan guru dan pihak sekolah, tentukan tujuannya: meningkatkan kesadaran orang tua akan pentingnya pengawasan mereka terhadap anak dan bagaimana mengawasi anak-anak di luar rumah dan sekolah. Tujuan semestinya dirumuskan secara rinci dan terukur, sehingga dapat diketahui seberapa besar tujuan dapat dicapai setelah kegiatan dilaksanakan. Ada yang merumuskan tujuan harus memenuhi criteria specific, measurable (terukur), dan ada batas waktu pencapaian.
d. Target/Sasaran Kegiatan. Tentukan siapa sasaran kegiatan yang akan menjadi subjek dan objek kegiatan, serta berapa target yang ingin dicapai.
e. Indikator keberhasilan. Tentukan indikator apa yang dapat menunjukkan bahwa suatu kegiatan yang dilaksanakan dapat dikatakan berhasil atau gagal. Misalnya kegiatan pertemuan antara orang tua murid dengan pihak sekolah dikatakan berhasil apabila: siswa yang terlambat semakin sedikit (tentukan berapa orang atau prosentasi yang diinginkan), siswa disiplin, tidak ada siswa yang membolos, kehadiran orang tua murid pada saat pertemuan minimal 80%, dan seterusnya. Perumusan indikator ini sangat penting untuk mengetahui apakah kegiatan yang kita lakukan dapat tercapai tujuannya atau tidak, sehingga dapat dijadikan feed back untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang. Hasil evaluasi dan analisis dari pencapaian indikator keberhasilan ini sangat penting dilakukan untuk menjadi dasar bagi kegiatan berikutnya.
f. Strategi/teknik pelaksanaan kegiatan. Tentukan strategi apa yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut di atas, misalnya melalui panel diskusi, dialog dan sebagainya. Sesuaikan strategi yang digunakan dengan audience yang akan mengikuti kegiatan. Yang perlu kita ingat bahwa orang tua murid/masyarakat yang menjadi sasaran kegiatan sekolah terdiri dari berbagai strata/jenjang, baik dilihat dari tingkat pendidikan, status social ekonomi, kepedulian terthadap pendidikan maupun status pekerjaan yang sedang mereka geluti. Hal ini menuntut strategi yang variatif agar semua jenjang dan strata masyarakat dapat terakomodasi. Sebab hal utama yang ingin kita capai dalam kegiatan ini adalah terjadinya perubahan pemahaman, sikap dan tindakan meraka untuk menyesuaikan dengan apa dan bagaimana harapan kita.
g. Waktu dan tempat Pelaksanaan kegiatan. Tentukan kapan kegiatan akan dilaksanakan dan dimana kegiatan tersebut akan dilakukan. Pemilihan tempat harus benar-benar dipertimbangkan dari berbagai aspek, mulai dari kelayakan tempat, kenyamanan dan keamanannya, sebab tempat yang kurang tepat dapat mengakibatkan ketidak hadiran orang yang diundang atau mengganggu kegiatan yang sedang berjalan. Demikian pula halnya dengan pemilihan waktu, harus benar-benar mempertimbangkan sasaran audience yang diundang, yang memiliki karakteristik sendiri.
h. Penanggung jawan dan pelaksana kegiatan. Tentukan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan dan siapa yang menjadi pelaksana kegiatan. Pemilihan orang yang akan dilibatkan hendaknya memperhatikan prinsip berdasarkan kemampuan dan kemauan orang yang akan diberi kepercayaan. Kemampuan saja tidak cukup untuk menunjuk pelaksana tanpa diiringi oleh kemauan dari yang bersangkuatan, atau dengan kata lain pilih mereka yang komitmen tinggi dan kompetensi tinggi.
i. Pembiayaan. Rumuskan berapa biaya yang diperlukan dan dari mana sumber biaya tersebut. Dalam penentuan besaran biaya prinsip efesiensi hendaknya menjadi pertimbangan utama.
Diskusikan dalam Kelompok.
Buat program hubungan sekolah dengan masyarakat, dalam rangka peningkatan peran serta masyarakat terhadap pendidikan di sekolah dengan kondisi sekolah saudara masing-masing (pilih salah satu kondisi sekolah anggota kelompok saudara untuk dijadikan studi kasus)